1. Tổng đài điện thoại là gì❓
- Tổng đài là 1 hệ thống chuyển mạch giúp cho các đầu cuối gọi cho nhau và gọi ra ngoài trên một số đường thuê bao của các nhà cung cấp
- Hệ thống tổng đài là thiết bị làm việc kết nối phục vụ các loại dịch vụ thông tin khác nhau. Tổng đài cung cấp một đường truyền dẫn tạm thời để truyền thông tin đồng thời theo hai hướng giữa các loại đường dây truyền dẫn. Nó được các thiết bị chuyển mạch của tổng đài thực hiện thông qua trao đổi báo hiệu với mạng bên ngoài.
2. Lợi ích khi sử dụng tổng đài điện thoại💚
- Liên lạc nội bộ sẽ không mất cước phí bưu điện.
- Bảo mật các cuộc gọi nội bộ.
- Tận dụng được hiệu quả tối đa các đường trung kế bưu điện.
- Tổng đài có khả năng hỗ trợ các biện pháp tiết kiệm cho công ty, tổ chức của bạn như:
- Có khả năng chặn các cuộc gọi không mong muốn.
- Quản lý chi phí: Dùng Account code (mã số người dùng) để quản lý chi tiết cuộc gọi của từng các nhân thông qua đó tính toán mức độ chi phí, có thể cài đặt phần mềm tính cước hoặc máy in để quản lý phí thoại của công ty bạn.
- Có thể tích hợp VoIP để liên kết giữa các trụ sở của công ty với nhau để giao dịch không mất phí.(tổng đài IP CloudCall.Vn)🎉
- Chuyển cuộc gọi cho người khác mà bạn không phải di chuyển khỏi bàn làm việc.
- Sử dụng 1 số liên lạc để giao dịch với khách hàng.
- Có tích hợp lời chào khi khách hàng của công ty gọi đến. Quý vị có thể cho đổ chuông ở bất kỳ máy điện thoại nào trong công ty của bạn.
3. Những lưu ý trước khi lựa chọn mua tổng đài💅
- Yêu cầu tổng đài sử dụng cho mục đích gì?
👉 Bạn định mua tổng đài, vậy bạn dùng tổng đài cho mục đích gì?
👉 Bạn định mua tổng đài với cấu hình như thế nào và ngân sách đầu tư của bạn là bao nhiêu tiền
- Số lượng cuộc gọi đồng thời cần sử dụng là bao nhiêu📞
👉Số lượng cuộc gọi đồng thời ở đây là số lượng đường vào bưu điện và số lượng máy lẻ, tùy theo số lượng cuộc gọi vào và ra nhiều hay ít mà bạn chọn số lượng đường vào bưu điện nhiều hay ít, thông thường đối với tổng đài tư vấn chăm sóc khách hàng thì cần số lượng đường vào nhiều.Còn đầu ra số lượng máy lẻ phụ thuộc vào số lượng người sử dụng, nhân viên càng nhiều thì số lượng máy lẻ càng nhiều.
- Là công ty có 1 văn phòng làm việc hay nhiều chi nhánh.
👉Nếu công ty bạn là công ty nhiều chi nhánh, hoặc tương lai sẽ có nhiều chi nhánh hoạt động, có nhu cầu gọi nội bộ cao thì giải pháp lựa chọn tổng đài IP (CloudCall) là phù hợp nhất, chi phí hợp lý, không phải đầu tư nhiều.
- Lựa chọn nhà cung cấp đáng tin cậy, lâu năm, có hệ thống máy chủ nhiều để vận hành thuận lợi hệ thống tổng đài.
4. Nguyên tắc hoạt động của tổng đài điện thoại❓
Mỗi máy điện thoại là một thuê bao được nối với một tổng đài bằng đường dây. Khi bạn quay số cần gọi, người trực tổng đài sẽ tiếp chuyển đường dây cho bạn tại tổng đài bằng phích cắm. Nhiều tổng đài lại được nối với nhau bằng đường truyền cáp quang hoặc vệ tinh hay các trạm chuyển tiếp vô tuyến. Hiện nay tất cả các thao tác bằng tay đã được tự động hóa bằng hệ thống tổng đài điện tử. Chính vì vậy mới có các card cắm trong tổng đài trong đó có card xử lý.
- Các cơ quan, doanh nghiệp hoặc Tư nhân lắp tổng đài nội bộ phục vụ nhu cầu của mình và thuê đường truyền của bưu điện để nối ra ngoài thì thường gọi đây là trung kế
- Thuê bao mà bạn đang sử dụng chỉ được một máy, bạn lắp thêm thì gọi máy lắp thêm là máy nhánh.
- Tổng đài điện thoại có nhiệm vụ kết nối tất cả các máy điện thoại với nhau, muốn như vậy nó phải hoạt động như sau:
+ Nhận biết được tình trạng của từng máy nhánh ( nhấc máy, gác máy).
+ Khi nhận được máy điện thoại nhấc máy tổng đài phát tín hiệu mời gọi đi ( tín hiệu U dài mà bạn nghe khi nhấc máy lên).
+ Nhận các thông tin được ấn từ bàn phím máy điện thoại ( nhận biết được số được bấm từ bàn phím). Và xử lý các thông tin đó.
+ Định tuyến kết nối vào máy nhánh cần gọi đến.
+ Phát tín hiệu gọi chuông và cuối cùng là kết nối cuộc gọi cho 2 máy điện thoại
- Card xử lý là card trong tổng đài để xử lý các hoạt động của tổng đài.
- Trung kế là đường dây kết nối từ tổng đài này đến tổng đài khác. Đó có thể là đường kết nối từ tổng đài của nhà cung cấp đến tổng đài con thuê bao hay đường kết nối giửa 2 tổng đài lớn với nhau.
5. Trung kế vào bưu điện là gì❓
Trung kế từ bưu điện đó là từ chuyên ngành ĐTVT thường gọi cho đầu số điện thoại đăng ký từ nhà cung cấp như VNPT, Viettel…Cũng có nhiều trường hợp người ta gọi là trung kế, có người gọi là CO hay Trunk… tất cả đều là một.Có một số loại trung kế mà nhà mạng hay cung cấp như:
- Trung kế analog cứ mỗi đôi dây là một số điện thoại trên đó có thể là cáp trục hoặc cáp quang.
- Trung kế luồng (E1…) là trung kế mà có 30 số điện thoại được chạy trên một đôi dây có thể là cáp quang hoặc cáp trục…
6. Hệ thống tổng đài Ảo CloudCall.Vn 💚💚
Với ưu điểm vượt trội đầy đủ tính năng và ++ tính năng tổng đài theo công nghệ Voip mới nhất, chi phí tiết kiệm nhất, nhanh nhất phù hợp với doanh nghiệp vừa và nhỏ thường xuyên phải thay đổi lời chào, cấu hình lại số nội bộ..
Một số tính năng tiêu biểu:
•Đầu số dễ nhớ thể hiện đẳng cấp chuyên nghiêp : 1900 - 1800
•Nghe gọi cùng lúc nhiều cuộc gọi, luôn luôn kết nối được với khách hàng.
•Lời chào tự động, phân phối cuộc gọi đến đúng nhân viên phụ trách nghiệp vụ.
•Miễn phí hoàn toàn cước cuộc gọi nội bộ dù khác vị trí địa lý, khác chi nhánh, văn phòng.
•Nghe/lưu file ghi âm cuộc gọi giúp chăm sóc khách hàng tốt hơn.
•Miễn phí bảo trì, nâng cấp, vận hành hệ thống tổng đài trong suốt quá trình sử dụng.
•Tạo thêm số nội bộ trên giao diện website dễ dàng chỉ trong 1 phút…
•Sử dụng nhiều thiết bị nghe gọi: IP phone, PC, Laptop, Ipad, Smartphone.
•Chuyển tiếp cuộc gọi trong giờ hành chính, ngoài giờ hành chính ra số di động.
•Cước cuộc gọi rẻ hơn 20% so với cước của đầu số bàn thông thường.
•Triển khai nhanh chóng chỉ 30 phút doanh nghiệp đã có tổng đài.
"The end"
Tư vấn tổng đài điện thoại 1900-1800 công nghệ Cloud.
-----------------------------------------------------------------------
Website: www.cloudcall.vn
Hotline: 1900 6680 - 0908945950
-----------------------------------------------------------------------
Cao Bích Ngọc (Ms.)
SALES LEADER
Mobi/zalo/Imessage: 0908945950
Skype: bichngoc4891
Facebook.com/ngoc0908945950